1. Najlepiej zacząć od przeanalizowania kosztów pracy. Gartner szacuje, że 37% kosztów w działach IT przypada na płace, dlatego najpierw warto przeanalizować, czy w tym zakresie można coś usprawnić. Przykład: ponieważ globalne korporacje często mają wiele biur zlokalizowanych w różnych miastach czy krajach, warto się w takiej sytuacji zastanowić, czy wszystkie biura są tam rzeczywiście potrzebne.

2. Tam gdzie to jest możliwe, należy korzystać z internetu, zamiast z drogich, dedykowanych połączeń WAN.

3. Nie wskazane jest pochopne kupowanie nowych komputerów PC i przechodzenie na system operacyjny Vista. Jeśli nasze pecety sprawują się dobrze, można taką decyzję przełożyć o rok.

4. Należy spłaszczyć strukturę organizacji i rozważyć, czy zamiast dwóch grup (każda składająca się np. z sześciu pracowników i oddzielnego menedżera), nie lepiej jest powołać do życia jedną grupę i stojącego na jej czele jednego menedżera.

5. Warto powrócić do koncepcji usług, z których korzystają nie tylko wybrane grupy czy pracownicy, ale wszyscy zatrudnieni w firmie oraz wszystkie oddziały. Przykład: można np. skonsolidować usługi help desk i stworzyć jeden dział, obsługujący całą firmę.

6. Jeśli musimy przyjąć kogoś do naszego działu z innego działu naszej firmy, to weźmy osobę, która się zna na finansach. Osoba taka mogłaby wtedy dokonać analizy budżetu i wprowadzić poprawki pozwalające obniżyć koszty.

7. Nie należy ignorować kosztów, nad którymi jest trudno panować. Są to np. takie pozycje jak utrzymanie w ruchu drukarek czy energia pobierana przez centrum danych.

8. Zalecane jest ponowne przejrzenie faktur i upewnienie się, czy dostawcy usług i produktów każą nam płacić rzeczywiście za to co zamawialiśmy i co było uzgodnione w umowie. Przykład: dostawca zgodził się dostarczyć zakupione telefony komórkowe za darmo do wszystkich biur wchodzących w skład firmy, zlokalizowanych w różnych miejscach kraju. Po kilku miesiącach okazuje się, że w fakturze pojawia się pozycja obciążająca nas kosztami dostawy tych telefonów do biur.

9. Należy wyeliminować nieużywane w firmie oprogramowanie i inne moduły.

10. Zawsze twardo negocjować z dostawcami produktów i usług ostateczny kształt umowy. Nie bać się sytuacji, w której na skutek nie podpisania takiej umowy będziemy zmuszeni zacząć podobne rozmowy z innym dostawcą.

11. Z firmą telekomunikacyjną zawierać umowy, zobowiązującą ją do monitorowania kosztów oraz zarządzania nimi.

12. Zalecane jest opracowanie ogólnokorporacyjnej strategii dot. zakupu telefonów, i wybierać takie aparaty, które pozwalają optymalizować koszty. To duża lepsza metoda niż pozwalanie pracownikom na zakup telefonów we własnym zakresie.

13. Jeśli w firmie istnieją miejsca, gdzie nie jest wymagana wysoka dostępność określonych urządzeń (niezawodność pracy definiowana jako 99,99999%), należy obniżyć wymagania do trzech dziewiątek (99,999%).

14. Warto rozważyć, czy nie lepiej kupić system do prowadzenia wideokonferencji niż ciągle dzierżawić taki system.

15. Tam gdzie to możliwe, należy stosować wypróbowane już rozwiązania, rezygnując z zakupu nowych i drogich, które niekoniecznie będą lepsze.

16. Konsolidować i wirtualizować serwery.

17. Ograniczać koszty utrzymania pamięci masowych, stosując nowe technologie, np. takie jak deduplikowanie danych.

18. Korzystać z lepszych polityk i procesów, co pozwoli lepiej wykorzystywać dostępne w firmie narzędzia.

19. Próbować wdrażać telefonię IP i systemy VoIP, co pozwoli nam znacznie ograniczyć rachunki płacone za rozmowy telefoniczne.

20. Należy zrezygnować z licencji na nieużywane w firmie oprogramowanie i sięgać po nie ponownie dopiero wtedy, gdy z oprogramowania chce korzystać nowy pracownik.